Berikut saya coba uraikan beberapa catatan saya terkait dengan peranan seorang fasilitator dalam sebuah pelatihan pengembangan SDM, khususnya yang pelatihan dinamika kelompok atau outbound dan sejenisnya. Secara umum keberhasilan sebuah pelatihan bertajuk dinamika kelompok, ditentukan oleh banyak faktor, antara lain persiapan, materi yang disajikan, waktu pelaksanaan, lokasi, situasi dan kondisi lingkungan, sarana dan prasarana, konsumsi, dan yang tidak kalah penting adalah peran seorang fasilitator, yang oleh sebagian orang disebut dengan trainer, instruktur atau pemimpin kegiatan. Saya lebih suka dengan istilah fasilitator, tetapi istilah bukan masalah tentunya. Dibawah ini, saya akan banyak menguraikan peranan seorang fasilitator, yang dihimpun dari berbagai sumber ataupun penulis buku. Kalau anda seorang trainer, perhatikan tugas trainer dan prinsip training seperti dibawah ini.
Menurut Hardjana, tugas seorang trainer adalah sebagai berikut :
o Mengumpulkan dan mendiagnosis data kebutuhan training peserta, serta menganalisis dan menyimpulkan data tersebut untuk menentukan training yang diperlukan;
o Merancang dan mengembangkan program training yang sesuai;
o Menyusun rancangan penyampaian training yang meliputi metode, strategi dan tekniknya;
o Melaksanakan training baik sendiri ataupun dalam tim;
o Mengevaluasi training yang sudah dilaksanakan;
o Mengadministrasikan training yang sudah dilaksanakan : program, materi, sistem evaluasi, peserta dan biaya;
o Menyusun rencana follow – up dan pelaksanaan (Hardjana, 2001).
Lebih lanjut Hardjana juga menguraikan prinsip-prinsip dasar sebuah training, yaitu :
o Belajar dari pengalaman;
o Melibatkan emosi dan budi;
o Melalui kebersamaan dan kerja sama;
o Melihat dan menemukan sendiri relevansi (Hardjana, 2001).
Untuk memahami peran seorang fasilitator, berikut ini saya sajikan beberapa ciri fasilitator profesional seperti dimaksud oleh Ancok :
o Memiliki kompetensi dalam bidang ilmu managemen, ilmu psikologi dan dinamika kelompok;
o Memahami rancangan permainan untuk mengungkap perilaku managemen;
o Memiliki kemampuan observasi dan kemampuan komunikasi yang baik;
o Menarik dan berwibawa (pendidikan memadai, kepribadian yang menarik dan memiliki sense of humor yang baik);
o Menguasai masalah teknis pelatihan termasuk masalah keselamatan (Ancok, 2003).
Ciri fasilitator profesional tersebut diatas memang dimaksudkan untuk Outbound Management Training, tetapi hemat saya dapat juga dikenakan pada berbagai pelatihan dinamika kelompok secara lebih luas. Disamping itu untuk suksesnya sebuah pelatihan atau kegiatan baik juga kalau dicermati persiapan yang berhubungan dengan lokasi dan situasi serta persiapan yang berkaitan dengan pribadi si pemimpin kegiatan, sebagaimana diuraikan oleh A.M. Patty dibawah ini :
o Berhubungan dengan lokasi dan situasi :
§ Pilihlah lokasi yang dapat menunjang acara;
§ Pilihlah bentuk-bentuk permainan yang telah dikuasai dan sesuai;
§ Fasilitas dan alat-alat sudah disiapkan sebelumnya;
§ Siapkanlah beberapa penolong untuk mendemonstrasikan permainan;
§ Pemimpin harus memperhitungkan perbedaan-perbedaan dan psikis peserta.
§ Carilah bentuk permainan yang melibatkan gerak dan emosi.
o Berhubungan dengan pribadi si pemimpin :
§ Suara, harus jelas dan tegas;
§ Bahasa, menggunakan bahasa yang baik dan dapat dimengerti;
§ Mimik/ekspresi (bahasa tubuh);
§ Sikap;
§ Posisi/cara berdiri;
§ Doa (Patty, 2002).
Tentang doa, harus saya katakan, sebagai umat beriman hendaknya kita meyakini sepenuhnya bahwa kekuatan doa kepada Yang Ilahi akan sangat membantu suksesnya pelaksanaan kegiatan apapun yang kita lakukan.
Pada tahapan persiapan, ada satu hal penting yang hendaknya diperhatikan secara serius, yaitu bagaimana kita harus merumuskan tujuan sebuah pelatihan dinamika kelompok, sehingga menjadi sistematis karena arahnya jelas. Inilah salah satu bagian yang harus diperhatikan seorang fasilitator. Bisa dibayangkan bagaimana kita dapat berjalan tanpa tujuan yang jelas, kita hanya akan menghabiskan energi secara sia-sia belaka. Tentang tujuan ini, baik juga kalau kita perhatikan beberapa klasifikasi tujuan dan bagaimana hubungan antara tujuan dengan aktifitas kelompok sebagaimana telah diungkapkan Bimo Walgito.
Klasifikasi Tujuan :
o Tujuan formal, adalah tujuan yang secara formal dipasang atau yang menjadi sasaran dalam suatu kegiatan kelompok;
o Tujuan informal, adalah tujuan yang merupakan hasil lain atau hasil sampingan selain hasil-hasil yang pokok atau formal;
o Tujuan operasional, adalah tujuan yang jelas dan spesifik, dimana langkah-langkah untuk mencapai tujuan jelas pula, jelas target dan action plan-nya;
o Tujuan nonperasional, adalah tujuan yang abstrak dan cara pencapaian tujuan tidak jelas atau masih kabur. Pada umumnya tujuan operasional begitu luas dan kurang jelas (Walgito, 2007).
Disamping itu Walgito juga telah menguraikan hubungan antara tujuan dan aktifitas kelompok, yang sejatinya dapat kita jadikan pegangan :
o Sifat tujuan akan mempengaruhi aktifitas kelompok (rekreatif, meningkatkan kreatifitas, membahas/diskusi topik tertentu);
o Tipe tujuan mempengaruhi aktifitas kelompok (kompetitif, koperatif);
o Kesulitan tujuan akan mempengaruhi aktifitas kelompok (Walgito, 2007).
Setiap fasilitator pasti menginginkan kesuksesan pelatihan yang dia adakan. Dengan demikian, hendaknya juga diperhatikan bagaimana langkah-langkah yang dilakukan itu sehingga dapat membuahkan kesuksesan sebuah pelatihan. Berikut ini saya sajikan langkah-langkah dimaksud, mengutip yang dikemukakan Bryan Cole Miller dalam bukunya “50 Quick Team Building Games” :
1. Pilihlah aktifitas yang tepat untuk tim anda. Mulailah dengan tujuan yang jelas (dapat dicapai, relevan dan dapat diterapkan, bertahan lama);
2. Persiapan aktifitas pengembangan tim (mengerti benar apa yang akan terjadi, dapatkan peralatan yang diperlukan, latihan, persiapkan ruangan, langkah-langkah yang panjang dan detail perlu ditulis);
3. Jelaskan aktifitas kepada kelompok (siapkan suasana hati, jelaskan aktifitas yang akan dilakukan, jelaskan alasan aktifitas itu dilakukan, jelaskan aturan dan langkah-langkah, biarkan tim bergerak mengikuti langkah-langkah yang telah dijelaskan, bagikan peralatan).
4. Pastikan apakah peserta sudah benar-benar paham sebelum aktifitas dilakukan (yakinkan bahwa tim mengerti tentang aktifitas yang dilakukan, pastikan bahwa semua sudah mengerti kriteria pemenang, beritahukan bahwa anda adalah penentu terakhir kalau ada pertentangan tentang siapa pemenang, sebelum memulai tanyakan ‘apakah masih ada pertanyaan’);
5. Menjalankan aktifitas (amati apakah sesuai dengan langkah atau aturan, dukung dan beri semangat, bersiaplah untuk memberi penjelasan setiap saat, amati apa yang akan dibahas pada sesi tanya jawab, perhatikan waktu – beri peringatan, hentikan aktifitas kalau tidak terkendali);
6. Tanya jawab mengenai aktifitas (ciptakan suasana tenang, lontarkan pertanyaan, perhatikan anggukan, senyuman dan indikasi lain yang menunjukkan mereka setuju dengan pendapat peserta lain, usahakan untuk tidak memanggil nama kecuali terpaksa, ulangi dan simpulkan dengan cepat setiap respon yang diberikan);
7. Berikan dorongan agar tim menerapkan pembelajaran ini ke dalam pekerjaan, misalnya dengan memamerkan hasil karya tim, jika ada istilah baru yang muncul dikalangan peserta selama kegiatan gunakan terus (Miler, 2007).
Setelah anda memahami tentang syarat dan ciri seorang fasilitator dinamika kelompok secara umum, maka selanjutnya saya uraikan beberapa persyaratan standar yang harus dimiliki seorang trainer :
1. Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan non verbal (body languange) yang sangat baik dan bersifat persuasif.
2. Mampu memahami dan menginterpretasikan komunikasi non verbal dari lawan komunikasi.
3. Memiliki kreatifitas yang tinggi dalam berkomunikasi dan mampu menyesuaikan diri dengan lawan komunikasi.
4. Memiliki self esteem dan self confidence yang tinggi.
Prasyarat Retoris Seorang Fasilitator
Menurut Wuwur (2003), seorang orator harus memiliki prasyarat retoris. Hemat saya, tentunya yang dimaksudkan Wuwur dengan prasyarat retoris ini tidak saja hanya berlaku bagi seorang orator dalam arti sempit semata, tetapi juga bagi siapapun yang hendak bicara di depan umum, termasuk seorang pembicara (public speaker) seperti fasilitator, trainer maupun instruktur. Prasyarat retoris tersebut terdiri dari :
1. Prasyarat Organis :
a. Pernapasan dan Teknik Bernapas
Ø Pernapasan dada, perut, sisi dari rongga dada dan perut, pernapasan dalam dan penuh.
Ø Hembuskan napas sedalam mungkin sebelum bicara, agar kalimat yang keluar terdengar jelas.
b. Membina Suara
Ø Suara yang dikeluarkan menyentuh fungsi perasaan manusia di dalam alam bawah sadar. Dari sini munculah reaksi simpati atau antipati.
Ø Modulasi suara : perubahan ritmis dari intonasi bahasa dalam hubungan dengan naik turunnya suara secara sadar (cepat, lambat, kuat dan halus).
Ø Supaya suara sehat dan kuat, dibina lewat resonansi. Bagian tubuh yang dapat memberi resonansi kuat : seluruh kerangka tulang tubuh manusia, rongga kerongkongan, tengkorak kepala, rongga dada (paling besar resonansi).
c. Bahasa Tubuh
Tentang bahasa tubuh akan saya jelaskan secara khusus pada bagian lain tulisan atau catatan saya.
2. Prasyarat Bahasa :
a. Bahasa dan Retorika
Ø Gunakan bahasa yang baik dan benar.
Ø Perhatikan dan kenali cara berbicara dan penggunaan bahasa anda.
Ø Sadari dampak cara berbahasa/berbicara.
b. Ritme dan Dinamika Bicara
Perhatikan ritme anda. Perkuat dinamika dengan :
Ø Memperkuat hembusan napas.
Ø Memperkuat resonansi dalam tubuh.
Ø Mempertajam dan mempertepat artikulasi.
c. Perbendaharaan Kata
Barangkali perlu saya tegaskan disini, bahwa salah satu kekuatan yang harus dimiliki seorang fasilitator adalah memiliki perbendaharaan kata yang banyak, sehingga tidak akan pernah mengalami ‘kehabisan kata-kata’ disaat sedang berbicara.
d. Susunan Kalimat
Prasyarat bahasa ini tentunya sangat penting anda pahami. Betapa tidak, yang anda lakukan adalah berkomunikasi, yang intinya adalah anda menyampaikan pesan secara baik dan benar sehingga peserta pelatihan menangkap dengan utuh pesan anda, mengerti dan melaksanakannya. Dalam konteks ini, anda harus menggunakan bahasa yang sederhana, jelas dan sesuai dengan strata maupun latar belakang para peserta, sehingga pesan yang anda sampaikan sungguh dimengerti seutuhnya dan dilaksanakan sesuai harapan anda, atau dengan kata lain sugesti yang anda berikan berhasil menggerakkan peserta pelatihan untuk melakukan tindakan yang tepat sesuai skenario pelatihan.
Demikian catatan saya tentang peranan yang harus diperhatikan atau dimainkan seorang fasilitator. Semoga bermanfaat. (Yoseph Tien)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar